协同办公系统涵盖公文管理、议题管理、个人事务中心、日程安排等功能。教职工PC端登录网上办事大厅后,搜索“协同办公”,点击按钮即可进入。
特别说明:校外网络环境登录协同办公系统需先登录VPN。
1.系统登录
登录网上办事服务大厅(https://ehall.njfu.edu.cn),用户名为工号,初始密码为身份证后六位,搜索“协同办公”,点击图标,即可进入协同办公系统,另建议以谷歌浏览器进行系统访问。
2.工作中心
(1)用户进入协同办公系统后,可点击左侧的工作中心页面,该页面展示了顶部导航栏,分别为:菜单栏、快捷搜索栏(人员、流程)、消息中心、收藏夹,个人设置。
菜单栏:可用于各个菜单的应用切换,如进入议题管理、公文管理等。
快捷搜索栏(人员、流程):用于人员及流程的快速搜索,如直接点击放大镜搜索:人员对应整个通讯录,流程对应所参与的所有流程。
消息中心:展示当前到达的消息内容,如流程信息等。
收藏夹:用于流程、文档的收藏。
(2)工作中心:事务中心、日程安排、行政发文、党委发文以及其他文件、我的会议、常用流程、快捷发起等内容。
事务中心包括待办事宜、已办事宜、办结事宜、我的请求、转发事宜和所有事宜等。
待办事宜:主要展示当前人员需要审批或查阅的事项,也可在办事大厅的待办查看。
已办事宜:主要展示当前人员已经办理过的事宜。
办结事宜:展示当前已经完成办理的事宜。
转发事宜:展示他人转发给我需要了解的事宜。
所有事宜:展示当前人员所涉及的所有流程事宜。
日程安排:点击 + 可新建相关日程,用于日常事务的提醒,同时如果属于会议参与人,参会日程自动同步。
行政发文、党委发文、其他文件:主要用于学校发文发布后文件的查看。
快捷发起和常用流程:主要用于流程的快捷发起。
3.议题管理
(1)议题首页
议题管理分为议题首页,主要用于展示议题相关流程信息;议题申报,用于议题申报发起;议题库,经过议题申报审核完成的议题会形成议题库。
(2)议题申报
申报人填写基础数据,其中带*表示必填项,数据填写后可点击右上角的提交进行流程审核,也可点击保存按钮保存数据,流程提交后,可查看流程图或流程状态,用于跟踪流程的审批过程。
(3)议题库
经过审批完成后的流程自动汇总形成议题库,申报人可在议题库查看自己申报的议题,留有快捷查询位置,同时可进行数据导出,点击议题名称可查看详细信息。
4.公文管理
公文管理分为公文首页、发文拟稿、收文登记、收发文库、老OA发文数据展示(仅展示本人有权限的数据)。
(1)发文拟稿
拟稿人填写基础数据,其中带*表示必填项,数据填写后可点击右上角的提交进行流程审核,也可点击保存按钮保存数据,流程提交后,可查看流程图或流程状态,用于跟踪流程的审批过程。
(2)收文登记
登记人填写基础数据,其中带*表示必填项,数据填写后可点击右上角的提交进行流程审核,也可点击保存按钮保存数据,流程提交后,可查看流程图或流程状态,用于跟踪流程的审批过程。
(3)收发文库
用于展示发文和收文审批后的文件,老师可在收发文库快捷查询收发文。